英語の電話対応に使える基本的フレーズ

職場にかかってきた英語の電話に焦ってしまう方は少なくありません。そんな時に落ち着いて対処できるように基本的なフレーズを紹介します。

ケース別フレーズ集

英語ができる人に繋ぐケース

  • My English isn't very strong.
    (英語が得意ではありません)
  • I’ll get someone who speaks English.
    (英語ができる人に代わります)
  • One moment please.
  • Could you hold for a moment?
  • Could you please hold?
    (少々お待ちください)

相手が英語だと分かった瞬間に「One moment please.」とだけ伝えて、取り次ぐ方は多いようです。ですが、相手の立場になると「少々お待ちください」と一言伝えられるだけでは、なぜ待たされているのか分かりません。自分が英語が話せないと伝えることは、相手に安心感・真摯に向き合っている感を与えるためにも大切なのです。また、先方の担当者が分かる場合には以下のフレーズを使うようにしましょう。

  • I’ll put you through now.
    (今おつなぎします)
  • I’ll put you through to Mr/Ms ◯◯.
    (◯◯(名前)におつなぎします)
  • I’ll put you through to the person in charge.
    (担当者におつなぎします)
  • One moment please.
  • Could you hold for a moment?
  • Could you please hold?
    (少々お待ちください)

担当者がいない時のフレーズ

  • He/She is out of office now. I’ll tell him/her you called.
    (現在外出中です。○○に電話があった旨伝えておきます。)
  • I’m afraid he/she’s not available. Can I take a message?
    (あいにく、○○は対応ができません。ご伝言をたまわりますが。)
  • Mr.○○ is away this week, would you like to leave a message?
    (○○は、今週不在にしております。ご伝言をたまわりましょうか?)

担当者が不在の場合、日本語では「あいにく○○は~~」と使います。英語で同じニュアンスを伝えたい時には、「I’m afraid」を文頭に付けると良いでしょう。また、相手にどうしたいかを尋ねるときのフレーズは以下です。

  • Should I have him/her call you back?
    (折り返しのお電話させましょうか?)
  • Would you like to hold?
    (待ちになりますか?)
  • Could you call back later?
    (後ほどかけ直していただけませんか?)

英語の電話対応のコツ!

なれない英語対応ではどうしても緊張してしまいますが、1つだけ気を付けていれば何とかなります。それは「はっきりとゆっくり話すこと」です。英語に自信がないと小声になり、モゴモゴとした話し方になりがち。先方が聞き取りづらくなってしまいます。発音よりも何よりまずは、ハキハキとしゃべることだけを意識しましょう。

また、ゆっくり話すことも重要です。電話対応のフレーズに慣れると自然にスッと言葉がでるようになるもの。それ自体は良いことですが、あまりに自然だと先方が「英語が話せる人だ」と認識し、ナチュラルなスピードで言葉を返してくる可能性があります。とくに英語の聞き取りに自信がない方は、この状況を避けるためにもゆっくり話すことを心掛けましょう。

それでも英語の電話対応が不安な方は

フレーズやコツを知ったけれど、「英語圏での言い回しや丁寧な単語を勉強する時間がない…」という方も多いはず。自分の力で済むのであればそれが一番ですが、どうしても難しい場合には、業者の力を頼るのも一つの手です。電話の受け答えを代わりに行ってくれる電話代行サービス。会社は限られますが、英語の電話代行に対応している会社も存在します。

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