英語の電話対応に使える基本的フレーズ

職場にかかってきた英語の電話に焦ってしまう方は少なくありません。そんな時に落ち着いて対処できるように基本的なフレーズを紹介します。

ケース別フレーズ集

英語で電話を受けるとき

  • Hello, ○○Corporation, Taro(Tanaka) speaking. How may I help you?

(お電話ありがとうございます。○○株式会社のタロウ(タナカ)でございます。どのようなご用件でしょうか?)

ビジネスシーンでは、丁寧な印象を与える「May I」を使って用件を確認するようにしましょう。「How can I help you?」でも、意味としては問題ありません。しかし、カジュアルな印象を与える表現なので、ビジネスでは「May I」が適しています。

英語ができる人に繋ぐケース

  • My English isn't very strong.
    (英語が得意ではありません)
  • I’ll get someone who speaks English.
    (英語ができる人に代わります)
  • One moment please.
  • Could you hold for a moment?
  • Could you please hold?
    (少々お待ちください)

相手が英語だと分かった瞬間に「One moment please.」とだけ伝えて、取り次ぐ方は多いようです。ですが、相手の立場になると「少々お待ちください」と一言伝えられるだけでは、なぜ待たされているのか分かりません。自分が英語が話せないと伝えることは、相手に安心感・真摯に向き合っている感を与えるためにも大切なのです。また、先方の担当者が分かる場合には以下のフレーズを使うようにしましょう。

  • I’ll put you through now.
    (今おつなぎします)
  • I’ll put you through to Mr/Ms ◯◯.
    (◯◯(名前)におつなぎします)
  • I’ll put you through to the person in charge.
    (担当者におつなぎします)
  • One moment please.
  • Could you hold for a moment?
  • Could you please hold?
    (少々お待ちください)

担当者が対応可能かを調べるため保留にする

  • Let me check if he/she is available.
    (担当者が応対可能か確認いたします。)
  • Can I put you on hold for a moment/minute?
    (少々お待ちいただけますか?)

担当者の対応可能・不可能の確認は、意外と時間が掛かる場合があります。相手を待たせてしまう可能性があるときは、あらかじめ一言断ってから保留にするようにしてください。

電話が自分あてだった場合

  • May I speak to Mr./ Ms. Tanaka?
    (タナカさんをお願いできますか?)
  • This is he/she.
    Speaking.
    (私でございます。)

担当に繋ぐ場合

  • I’ll put you through now.
    I’ll transfer your call.
    (今おつなぎします。)
  • I’ll put you through to Mr.Yamada/the marketing department.
    (タナカさんに/マーケティング部におつなぎします。)

担当者がいない時のフレーズ

  • He/She is out of office now. I’ll tell him/her you called.
    (現在外出中です。○○に電話があった旨伝えておきます。)
  • I’m afraid he/she’s not available. Can I take a message?
    (あいにく、○○は対応ができません。ご伝言をたまわりますが。)
  • Mr.○○ is away this week, would you like to leave a message?
    (○○は、今週不在にしております。ご伝言をたまわりましょうか?)

担当者が不在の場合、日本語では「あいにく○○は~~」と使います。英語で同じニュアンスを伝えたい時には、「I’m afraid」を文頭に付けると良いでしょう。また、相手にどうしたいかを尋ねるときのフレーズは以下です。

  • Should I have him/her call you back?
    (折り返しのお電話させましょうか?)
  • Would you like to hold?
    (待ちになりますか?)
  • Could you call back later?
    (後ほどかけ直していただけませんか?)

相手の情報を伺う

  • May I have your name please?
    (お名前を伺っても宜しいでしょうか?)
  • Could I ask what company you’re with?
    (会社名を伺っても宜しいでしょうか?)
  • How do you spell your name?
    (お名前のつづりを教えていただけますか?)
  • Let me see if I got that right. Your name is Tanaka, and your phone number is 123-456. Is that correct?
    (念のため、間違いがないか確認させてください。お名前はタナカ様で、電話番号は、123-456で宜しいでしょうか?)
  • Let me repeat your number.
    (番号を復唱いたします。)

大事な情報・内容については、スペルを聞いたり復唱を行ったりして、聞き間違いがないかをよくチェックしましょう。

聞き取れない時

  • Could you speak more slowly?
    (もう少しゆっくりお話しいただけますか。)
  • Could you speak a little louder, please?
    (もう少し大きな声でお話いただけますか。)
  • Could you say that again?
    (もう一度言っていただけますか。)

英語に不慣れだと、一度でははっきりと聞き取れない場面がよくあります。内容がわからない状態で会話が進むと、トラブルにつながりかねません。聞き取れないときには、相手にお願いして、話すスピードやボリュームを調整してもらいましょう。

聞き返したいとき

  • May I have your name again, please?
    (もう一度お名前を伺ってもよろしいですか。)
  • Could you please spell your name?
    (名前のスペルを確認させてください。)

名前を聞き返す場合は、スペルの確認を行うと確実です。

スペルを確認したいときには「フォネティックコード」

フォネティックコードとは、電話でスペルを伝えるときに使用する通話表で、国際的に定められています。その場で思いついた単語で応えてもいいのですが、ぱっと単語が思い浮かばない方にとっては、非常に便利なツールです。ぜひ利用しましょう。

「A: Alpha B: Bravo C: Charlie D: Delta E: Echo F: Foxtrot G: Golf H: Hotel I: India J: Juliet K: Kilo L: Lima M: Mike N: November O: Oscar P: Papa Q: Quebec R:Romeo S: Sierra T: Tango U: Uniform V: Victor W: Whiskey X: X-ray Y: Yankee Z: Zulu」

間違い電話だったとき

  • I’m afraid you have the wrong number.
    (番号をお間違えではないですか)
  • There is no ◯◯ here.
    I’m afraid ◯◯ doesn’t work here.
    (◯◯という名前のものは社内におりません)

ときには、英語で間違い電話が掛かってくる場面があるかもしれまん。そんなときは、慌てずに間違いであることを伝えましょう。

英語の電話対応のコツ!

ハッキリゆっくり話す

なれない英語対応ではどうしても緊張してしまいますが、1つだけ気を付けていれば何とかなります。それは「はっきりとゆっくり話すこと」です。英語に自信がないと小声になり、モゴモゴとした話し方になりがち。先方が聞き取りづらくなってしまいます。発音よりも何よりまずは、ハキハキとしゃべることだけを意識しましょう。

また、ゆっくり話すことも重要です。電話対応のフレーズに慣れると自然にスッと言葉がでるようになるもの。それ自体は良いことですが、あまりに自然だと先方が「英語が話せる人だ」と認識し、ナチュラルなスピードで言葉を返してくる可能性があります。とくに英語の聞き取りに自信がない方は、この状況を避けるためにもゆっくり話すことを心掛けましょう。

単語で丁寧さを出そう

電話で英語対応をするときに意識すべきポイント、それは「丁寧さ」です。日本語でも、日常と職場で言葉を使い分けるのと同じように、英語でも「日常」と「ビジネス」では使う表現に違いがあります。話す前には、なるべくビジネスの雰囲気に合っている表現を選ぶように心がけましょう。

とはいえ、電話での英語対応がはじめての方、もしくはほとんど経験がない方は、ビジネスのときに使う表現と言われてもいまいちピンとこないはず。その場合、まずは丁寧な表現を使用するようにしましょう。

具体的には、「Could you」や「May I」、「please」を使うようにして会話すると、ビジネスで関わる相手に丁寧な印象を与えられます。

英語表現と日本語表現の違いを知っておく

英語と日本語では、言語自体に大きな違いがあります。なので伝えたい日本語を、うまく英語にできない場面も少なくありません。

たとえば、「いただきます」や「ごちそうさま」は、英語で的確に表すことができない単語です。「さあ、食べましょう」「食事が美味しかったです」という近い意味を表す言葉はあります。しかし、食材への感謝の気持ちも含まれているような点は、上手に表現できません。

なので、電話での英語対応では、頭の中で考えている日本語を英語にして応えるのではなく、英語でのやり取りを直接覚えるようにしましょう。それを意識して会話を続けていくうちに、次第に自然な応対ができるようになり、相手にもメッセージが伝えやすくなります。

それでも英語の電話対応が不安な方は

フレーズやコツを知ったけれど、「英語圏での言い回しや丁寧な単語を勉強する時間がない…」という方も多いはず。自分の力で済むのであればそれが一番ですが、どうしても難しい場合には、業者の力を頼るのも一つの手です。電話の受け答えを代わりに行ってくれる電話代行サービス。会社は限られますが、英語の電話代行に対応している会社も存在します。

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