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オンラインアシスタントとは?

シンプルな電話代行と異なり、オンラインアシスタントのサービスは、在宅スタッフが事務業務や総務関係の仕事を代行する場合もあります。企業の人手不足解消や作業効率アップのために、一部の仕事を手軽に任せられるのが魅力です。オンラインアシスタントは、任せる仕事の内容によって大きく2タイプに分けられます。

2タイプのサービス内容

一般業務を代行するアシスタント

比較的容易な単純作業を中心に代行します。電話対応やメール返信、アポイント調整、データ入力、資料作成などが主な業務です。いわば「オンラインの秘書」ともいえる役割です。また、比較的リーズナブルな料金で対応している場合が多いです。

専門業務を代行するアシスタント

単なる事務作業にとどまらず、経理業務や人事業務、その他デザインの知識や外国語の知識が要求されるような業務のサポートにも対応するオンラインアシスタントもあります。また、中には動画作成など、専門技術が必要な業務を受け付けている会社も存在。複数人のチームが担当する場合もあります。

オンラインアシスタントのメリットとデメリット

オンラインアシスタントのサポートを導入すると、さまざまなメリットを得られます。特に注目すべき3つのメリットを見ていきましょう。しかし、メリットがあるということは、その一方でデメリットもあります。特に注意しておきたいのは通信環境の整備です。ただし、すでに通信環境が整っている企業にとってはデメリットにはならないでしょう。

オンラインアシスタント3つのメリット

1. コストをおさえられる

オンラインアシスタントのサービスを導入すれば、社員を雇用する場合と異なり、求人・採用を行なうための募集広告掲載費用や説明会開催にかかるコストは不要です。サービス導入後も、人件費などの固定費がかかりません。他にも、本来かかるはずの費用を抑えることが可能です。たとえば、オンラインアシスタントは在宅で作業をするため、オフィス拡張や設備費用も不要になるなど、多岐にわたります。

2. クオリティーが高い

オンラインアシスタントは、一定の条件を設定してさがせば、任せたい業務を遂行するためのスキルをはじめから身に付けています。そのため、新人教育などをする必要がありません。複雑な業務でも、場合によってはチームで対応し即戦力となって活躍してくれます。料金と成果物のクオリティーのバランスをみれば、コストパフォーマンスがとても優れていることがわかるはずです。

3. 幅広い仕事を依頼できる

電話対応やメール連絡以外にも幅広い種類の業務に対応しています。そのため、じょうずに利用すれば、「自社スタッフはメインの業務のみに集中すればOK」というような、きわめて快適な環境を手に入れることも可能です。生産性の低さや集中力を途切らさざるを得ない職場環境などの問題を解消してくれるサービスだといえます。

オンラインアシスタントのデメリット

「オンラインアシスタント」という名のとおり、ほとんどすべての業務はオンラインで行われることになります。そのため、サービスを導入する場合は、オフィスの通信環境がある程度充実していなくてはなりません。スムーズに仕事を進めるには、インターネットの環境だけでなく、気軽にやりとりするためのツールがあり、使いこなせる状態であることが理想的です。例えば、SlackやChatworkを利用すれば、チャットで打ち合わせなどをする際に大変便利でしょう。

電話代行サービスに強いオンラインアシスタント5選

CUBE電話代行サービス

CUBE電話代行サービスの特徴

英語での対応に強い

外国の商品を取り扱う場合や外国の顧客に対応する場面がある企業にとって、語学はひとつのおおきな壁となってしまうのが実情ではないでしょうか。直接会話をするよりも、電話での英語のやりとりは、想像以上に難しいもの。しかも、ビジネス上のやりとりでは、正確さも重要です。

CUBE電話代行サービスでは「英語対応プラン」を設けているので、英語を使える人手が不足しているときにとても便利です。「ビジネスシーンで通用する語学力」という専門性の高いサービスを、手軽に利用できるのが嬉しいポイントです。

ビジネスのサポートが得意

CUBE電話代行サービスは、創業1948年の歴史ある会社です。長い歴の中で、ビジネスのサポート的役割を担い続けてきています。

たとえば、レンタルオフィスや貸し会議室を運営するなどの仕事です。そのため、企業にとってどのように役に立つことができるか、そのノウハウが充実しています。「高品質な対応」を自社の特徴のひとつとして掲げていることからもよくわかります。

渋谷オフィス

渋谷オフィスの特徴

専門性の高い業種にも強い

渋谷オフィスのオペレーターはとにかくスキルが高いことで多くの支持を得ています。入社後の研修に力を入れているのがその理由です。専門性の高い仕事内容にも対応できるスキルを身につけているので、例えば、弁護士オフィスなどでも、問題なく質の高いサービスを提供しています。

また、顧客との会話内容はすべて録音してくれるのも特徴的です。こまかなニュアンスや内容のダブルチェックなどを行なう際にも、とても便利です。

秘書を雇ったような感覚

実際に一人の秘書を雇用したかのような感覚を得られるほど、きめこまやかな働きをしている渋谷オフィス。利用者のスケジュールをしっかりと把握しているため、顧客への詳細な説明や案内を任せることも可能です。求人応募や資料請求、商品受注など、コールセンターに依頼するのが一般的ともいえるような仕事にも対応できるのも、おおきな魅力です。

ビジネスアシスト

ビジネスアシストの特徴

幅広い業種に強い

専門性の高い業種では、その分野に詳しいスタッフでなければサポート役として活躍してもらうのは難しいでしょう。ビジネスアシストでは、「弁護士・法律事務所専用プラン」をはじめとする士業向けサービスを提供しています。

さらに、「保険代理店専用プラン」や「コンサルティング会社専用プラン」など、各分野の知識が必要となる場面も少なくないオフィスに特化した、電話秘書プランも設けています。

企業のイメージアップにも貢献

ビジネスアシストのスタッフは、全員が正社員です。しかも、秘書検定2級以上を有しているのが大きな特徴だといえます。ですから、ホスピタリティあふれるていねいなサービスを提供することで、顧客との良好な信人間関係を構築するスキルも有しているいえるでしょう。これは、ビジネスアシストが、「おもてなしの精神」を大切に考えていることのあらわれだといえます。仕事を正確にきっちりとこなすだけでなく、顧客に好印象を与えるような対応をしてくれるので、会社のイメージアップにもつながるはずです。

ベルシステム24

ベルシステム24の特徴

インバウンド・アウトバウンドどちらにも強い

ベルシステム24は、インバウンドだけでなく、アウトバウンドの電話代行も取り扱っています。インバウンドコールでは、ハイレベルな電話対応で、現在の顧客が離れていかないよう、しっかりとキープ。アウトバウンドコールでは、新規の顧客開拓につながるように上手にアプローチするための営業を行います。

インバウンドとアウトバウンドの両面から質の高いサポートを提供することで、企業の売上げアップへの貢献を目指す、利用者にとって心強いサービス内容が特徴です

ECサイトのための心強いサポート

「BELLQuick24LCC」というプランは、ECサイトを運営している場合にとても便利な内容。個人事業主の場合、「特定の時間帯のみ人手が足りない」「短時間だけ電話代行を頼みたい」「外国語で対応してくれるスタッフを見つけるのが難しい」といった問題を抱えている人も多いのではないでしょうか。これらの悩みを全て解消できるプランが「BELLQuick24LCC」です。

MKサービス

MKサービスの特徴

電話代行にプラスして頼める

電話対応業務だけでなく、オプションには予約受付や入会受付、アンケートの聞き取り調査、商品注文代行サービスなど、とても便利なメニューが設けられています。上手にサービスを導入して、低コストで効率アップや売上げアップにつなげることも可能です。

お得感たっぷりの料金設定が魅力

MKサービスは、格安の料金で電話秘書代行サービスを提供しています。最も手頃なプランの場合、月額わずか2,685円です。料金の安さにもかかわらず、業務を担当するスタッフはみな高いスキルを身に付けているので、不安なく仕事をまかせられ、口コミ評判でも満足の声があがっています。10日間の無料トライアルが設けられているので、じっくりと検討してから本格的な導入を決められるのも大きな魅力です。

オンラインアシスタントのサービスを導入するプロセス

サービスへの問い合わせから実際に利用をスタートするまでの流れをみていきましょう。ここでは、大きく3つのステップに分けて説明していきます。

ステップ1.問い合わせ

サービスを提供している企業の公式HPから問い合わせます。問い合わせフォームや申し込みフォームが用意されている場合が一般的です。必要事項を記入し、送信すれば、メールや電話などでレスポンスがあります。

レスポンスがきてからの流れをスムーズにするためにも、フォームには、依頼する予定の業務について、具体的にわかりやすく記入しておくことが大切です。さらに、業務を完了するための所要時間についての希望などもプラスしておくと、打ち合わせやすり合わせがしやすくなります。

ステップ2.検討

オンラインアシスタントのサービスを提供している企業によっては、「お試し期間」や「トライアル」など、本格的にサービスを導入する前に利用者が検討する機会を用意していることもあります。その場合は、積極的に活用するのがおすすめです。

打ち合わせの段階ではかなり好感触を得ていても、実際にサービスが始まると、微調整の必要性を感じたり、「思っていたのと違う」といった状況になったりしてしまう可能性はゼロではありません。そのため、トライアルのあるなしも、比較する材料にするといいでしょう。

ステップ3.本格導入

いよいよ、本格的にサービスの利用をスタートします。すぐに成果が出るとは限らないので、焦らずに指示を出してくとよいでしょう。作業内容はマニュアルを用意しておくのがおすすめです。慣れてくれば、スムーズに仕事が進むようになります。また、トライアル中に本格導入と同様の運用をしてみるのも大切です。