導入するメリット

顧客への信頼感、低コスト、業務効率アップ…電話代行サービスのメリットを調べてみました。利用シーンに合わせた使い方とは?

電話代行サービスとは

電話代行サービスとは電話代行とはどういった内容を指すのでしょうか。そのサービスは、大きく2つに分けられます。

ひとつは一般的な事務所の電話応対です。事務所不在中や接客商談中などに、依頼者の代わりに会社にかかってきた電話に出てもらい、要件や伝言などを受けてもらうこと。

もうひとつは、それをもう一歩ビジネスよりに進め、広告・求人・商品問い合せなどの窓口として対応してもらうという使い方です。

利用シーンとニーズに合わせた選択を

サービスを提供する会社の多くは、基本料金では前者の電話対応のみがほとんど。

後者の窓口業務までを依頼したい場合は、オプション費用が必要というケースは多々あります。それゆえ、サービス会社を選ぶ際は依頼内容を整理し、料金とサービスの対応範囲を吟味した上で選ぶ必要があるのです。

料金の安さだけで選んでしまい、必要な対応はサービス対象外だったというのもよくあるハナシです。くれぐれも、この点に留意しておいてください。

≪ニーズに合わせた電話代行の比較結果≫

もし電話代行は必要ないと考えるなら…

もし電話代行は必要ないと考えるなら…これから独立起業や個人事業の立ち上げなどを予定していて「電話代行サービスは必要ない」「携帯電話への転送で十分」と考えているなら、ちょっと待ってください。

多少景気が回復してきたとは言え、まだまだ経済状況は芳しくない昨今、少しでも経費を抑えたいと思うのは人情です。

ただし、電話代行(秘書)の利用は、あなたのビジネスの業績を大きく左右する要因があるのです。そのメリットについて説明しましょう。

メリット1:顧客への信頼感・安心感の向上

新規の問い合わせに会社の電話にかけたのに、留守番電話や携帯転送された。

これでは顧客からの信頼は得られません。そればかりかビジネスチャンスをみすみす喪失していることにもなります。個人事業だから仕方ないというのは、見込み客には関係のないことであり甘えた考えです。

電話代行サービスを利用すれば、連絡がスムーズに取れないイライラを軽減し、同時に信頼・安心を得ることができるのです。

メリット2:低コスト・低リスク

電話対応スタッフを雇った場合、給与はもちろん、求人広告費や交通費、福利厚生費などコストは大きくかさみます。

一方、電話代行サービスであれば、費用面や雇用リスクを軽減。また電話対応の教育をご自分で行なう必要もありません。特別な研修や教育を受けたプロが、あなたの顧客に好印象を与えてくれます。

メリット3:時間の有効活用・業務の効率アップ

商談中や急ぎの作業中に電話が入り、本来やらなければならないことに集中できない…誰しも経験したことがあるのではないでしょうか。

個人事業やベンチャーなどでは、その傾向が特に顕著です。その点、電話代行サービスを利用すれば、オペレーターがあなたに代わって大切なお客様に対応してくれます。

またやり取りの内容も、通常のものは携帯電話や携帯メールへ、緊急の案件は携帯電話へ内線感覚で、注文はパソコンのメールへといった具合に、あなたのニーズに合わせた方法で知ることができます。

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