電話代行業者選びの3つのポイント

質の高い電話代行業者のイメージ

電話代行業者の質は、そのサービスを利用する企業のイメージにも大きく関わってきます。

ここでは、電話代行業者の質を見極めるために、電話代行業者を選ぶ際のポイントをご紹介いたします。

電話代行業者選びの大きなポイントとなるのは、

  1. 価格とサービス内容のバランス
  2. 電話代行業者そのものの応対の質
  3. 電話代行業者の事務所の様子

の3つです。この3つのポイントについて詳しく説明します。

1.価格とサービス内容のバランスをチェック

電話代行業者選びにおいて、一番気になる点と言えばやはりコスト面でしょう。

毎月かかってくる費用だからこそ、激安価格の業者につい目が行きがちですが、価格だけを見て選ぶのは非常にリスキーです。

激安価格のサービス内容に要注意

価格だけを見て電話代行業者を選んでしまった場合、もっとも後悔しやすいのが「基本料金のサービス内容が貧弱で、オプション料金・追加料金が多額となり、結局割高になった」というケースです。

「基本料金に含まれるコール回数が少なく、それを超えてのコールは1回あたりの単価が高い」「ちょっとした受付応対をしてもらうだけでオプション料金がかかる」などというトラブル・後悔は少なくありません。

また、激安価格の業者は、当然ながら、人件費を節約している可能性が非常に高いです。そうした業者は「オペレーターの教育が行き届いておらず電話応対の質が悪い」「オペレーターの人数が少ない」「事務所で人を雇わず在宅スタッフを使っている」などといったリスクが高まります。

無駄なサービスがないかを見極める

激安価格につられないほうがいい、と言っても、「高ければ良い」というわけでもありません。たとえば、バイリンガル対応ができる電話代行業者は、人材確保の経費が他よりかかる分、料金も高額となりがちです。

そしてこうしたサービスは「バイリンガル対応を求めている」という企業のニーズには適していますが「日本語のお客様ばかりで、バイリンガル対応は必要ない」という企業にとっては、無駄なサービスとなってしまいます。

他にも「土日や24時間の対応は必要ない」「受信記録の日報などは特にいらない」など、自社にとって不要なサービスまで基本料金に含まれていないかもよく確認しましょう。

2.電話代行業者そのものの応対の質をチェック

電話代行業者選びは、「業者そのものの応対の質を見極める」ということも非常に大切です。

「その業者自体が、問い合わせ等に対してまともな応対をできていない」というようなところが、質の良い電話代行サービスを提供できるわけがありません。

電話で問い合わせてみるのがおすすめ

電話代行業者の応対の質を見るには、電話代行サービスに関しての問い合わせを、メールではなく電話でやってみるのがおすすめです。

もちろん、この時に電話応対をするのは、オペレーターではなく営業などの担当者であることも多いですが、「お客様に対してどんな応対をすべきか」という点で教育が行き届いている業者なら、誰が電話をとろうと、丁寧で感じの良い応対ができるのが当然なのです。

気になることは全て聞こう

電話での問い合わせの際は、単に基本料金を聞くだけではなく、事前に「電話代行でどんなことをしてもらいたいのか」などの情報をメモ等にまとめた上で「こういう対応はしてもらえるのか」「こんな場合はどんな対応になるのか」など、気になることは全て聞きましょう。

そして、きちんと回答を得て安心する、というのも大切ですが、もうひとつ、「たとえ質問攻めでも嫌なそぶりを見せず、最後まで丁寧に答えてくれるか」もチェックすべきポイントです。

3.電話代行業者の事務所確認

電話で問い合わせた後は、すぐに申込みを決めてしまうのではなく、可能であれば電話代行業者の事務所に実際に訪問して、事務所の様子をチェックするのがおすすめです。

事務所の印象をしっかりチェック

せっかく事務所まで出向いたのなら、事務所の雰囲気や、受付および担当者の応対の質もチェックしておきましょう。

「事務所がごちゃごちゃしていて、とても人を迎える雰囲気ではない」「受付や担当者の印象が悪い」などと感じた場合は、業者の質に関する不安要素があると言える状況ですので、その業者との契約はいったん保留にし、慎重に考え直すことをおすすめします。

資料を見ながら条件の再確認

事務所にはパンフレットなど、サービスと料金について分かりやすい資料が用意されています。

そうした資料を見ながら対面で料金やサービス内容等の条件チェックができるので、契約内容の見逃しや確認漏れのリスクがグッと減らせるというのも、事務所訪問の大きなメリットです。

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