状況に合わせて依頼するべき電話代行会社

いつでもしっかり電話対応してくれる会社を選びたいなら

24時稼働している業種の場合、顧客の対応に追われて十分な電話応対が難しいことがあります。お客様をお待たせしてしまったり、新規の依頼や報告連絡を取り漏らして対応ができなかったりすることも考えられます。

こうした場合には電話代行サービスを利用することで電話を取り漏らさず、ビジネスチャンスを逃がす恐れもありません。

また業務の人員を電話対応に割く必要がないので、低コスト化によるエンドユーザーへの還元を行うことが可能です。

24時間電話対応が可能な大規模な電話代行業者を選ぶと、より効率的に電話対応することができます。

大手電話代行会社のサービスが適している企業

大手電話代行会社を利用すると、自社で大規模な専用コールセンターを作るよりも、新人育成や雇用にかかるコストやリスクを低くすることができます。

大規模な自社コールセンターを作る場合には、採用試験や雇用のコスト、新人育成や離職、質の差などの問題があります。

しかし大手の電話代行業者であれば、こうしたリスクを請け負うことなく、リーズナブルで安定した電話対応をエンドユーザーへ提供することが可能です。

大手電話代行会社の利用がオススメなのか、会社の業務形態や、現在抱えている課題、考え要る希望条件を見ていきましょう。

24時間業務を行っている会社

24時間業務を行っている会社や事務所を経営している方にも、大手の電話代行会社の利用がオススメです。大規模な自社コールセンターを置く場合は深夜帯に人員が不足したり、常に社員を待機させることができなかったりすることが考えられます。

また、深夜の時間帯は雇用コストが高くなりますし、電話応対のために雇用枠を作り、採用試験の後に電話応対ができるレベルまで育てるコストがかかります。深夜勤務では体や精神の調子を崩し離職する人も多く、アルバイトや派遣を新しく採用するとまた再教育でコストがかかります。

大手の電話代行業者であれば、教育が完了した電話応対のプロが24時間、必要な対応や報告を行うことができるので取り漏らしや顧客対応の質・繋がりにくさでのトラブルがありません。

さまざまな媒体を使って広告活動をしたので、広告を見た人からの連絡に対応したい

TVや新聞などで大々的に広告を打つと、その瞬間の着呼率は一気に高くなります。対応人員が少なく、繋がりにくくなると、せっかく興味を持って電話をかけてきたエンドユーザーを取り漏らしてしまいます。

特に広告を見て、多少興味を持った程度のエンドユーザーの場合、繋がりにくいと10コールも待たずに電話を置いてしまうことが多いものです。大手の電話代行業者は、コール音からすぐ反応・即座の電話対応ができるように数多くの回線を持っています。

そのため、広告を見て電話をかけてきた多くのエンドユーザーにすぐさま対応することが可能です。興味を持って電話をかけてきたエンドユーザーを待たせずに、適切な部署への転送や対応をすることができるので、広告で得たビジネスチャンスを最大限に生かすことができます。

顧客が緊急の用事で連絡をしてきたときも対応したい

困ったその時に、確実に繋がって対応してもらえるという安心感は、エンドユーザーにとってかなり大きなメリットになります。

人間が抱える不安は、時間を経過するごとに恐怖や不満、怒りに転じます。エンドユーザーにとっては、とても困ったことや緊急の用事なので、その際に助けが得られないと「この会社は頼りがいがない」「サポートが良くない」といった評価に繋がってしまうことがあります。

状況によってはクレームに発展することがあるので、常に人に繋がり、安心感を与えることができる緊急対応窓口は重要です。

大規模な自社コールセンターと異なり、大手の電話代行業者であれば、そうしたエンドユーザーの不安にも、向き合ったポイントを押さえた対応をすることができます。

いつ電話をかけても対応してくれるという良いイメージを顧客に持ってもらいたい

大手の電話代行業者のサービスを取り入れることは、ユーザーホスピタリティを強化したい企業にとってオススメです。

エンドユーザーの信頼に応えることができ、いつでも相談できるという安心感を与えることができます。いつでも気になることを相談することができる電話対応窓口は、企業のイメージアップや、製品やサービスのリピーター・エンドユーザーを増やすことに繋がります。

不満や不安を解消し、適切な対応をエンドユーザーの心情に寄り添う提案やサービス提供することで、エンドユーザーの中で貴社に対する評価は大きくプラスになります。

適切な対応を受けることで、貴社のファンになったエンドユーザーが、周囲へ商品の紹介をしてくれる広告になることもありえるでしょう。

電話代行会社のほうがお得

大手の電話代行業者を利用するメリットは、採用や新人の教育にかかる期間の削減や深夜の電話対応勤務におけるコストの削減など数多くあります。

また、電話応対のプロが対応してくれるので、安定した対応品質とポイントを押さえた丁寧な対応を貴社のエンドユーザーに提供することができます。

24時間の業務形態・上で紹介したようなエンドユーザー対応に対する希望を持っている企業であれば、自社で大規模なコールセンターを設けるよりも、大手の電話代行業者を利用する方が、リーズナブルで断続的に安定した品質の電話応対が可能です。

オススメは「ベルシステム24」

ベルシステム24は北海道・本州・四国・九州・沖縄など日本国内に30拠点を置く大手電話代行業者です。

創業34年の歴史を持つ電話代行業者業界におけるリーディングカンパニーで、数々の大手企業から電話代行業務を委託されています。

24時間安心パックのメリット

24時間対応プランが、基本項目をまとめたスターターパックにて利用することができます。

通常の月額価格87,000円が、72,800円で使えて年額170,400円もコストを抑えることが可能です。

電話報告も最大3電話番号まで行うことができ、メール報告では最大同報が4アドレスまで設定することができます。報告タイミングも至急から随時など設定ができ、用件聴取では最大7項目まで依頼可能です。

自社FAQから内容を参照して10項目までの対応が可能なので、一時受付で対応可能な解決策の提示まで行えます。簡易的な内容の聴取や対応・用件の一時受付により、エンドユーザー対応をスムーズに進めることができます。

コール数が多い会社でもしっかり対応できる

大手の会社になると同時に電話が鳴り響くこともあるでしょう。数コール分の受電であれば、自社スタッフだけでも対応できるかもしれません。

しかし、多くのエンドユーザーからの問い合わせなどがかかってくる場合には、数人体制での対応は不可能でしょう。そうした場合には、コール数が多い会社でも、電話を逃がさずにしっかりした対応ができる大規模な電話代行会社を探すことが必要です。

また、数をこなすだけでなく受注業務や簡易的な商品説明を行うなど、一時受付や用件聴取の段階で多少対応をしてもらえる業者を選ぶと、業務の手間や工数を減らすことができます。スムーズに業務を進めることができるでしょう。

海外の取引先を増やしたい!英語でも対応してもらいたいなら

海外とのやりとりを行う取引や、会社のグローバル化は会社を大きくするためにも必要な進化です。しかしながら、他国と比べ日本国内では、英語をはじめとした外国語に対応できる人材は限られています。

島国であり、日本語という独特な言語が発達していることから、新しく外国語を習得させるには長い教育機関を要します。

他国言語での対応が可能な電話代行会社であれば、引継ぎや対応も安心して任せることができるでしょう。

英語対応に特化した電話代行会社が適している企業

自社製品を海外に発注する取引や、海外支店からの担当連絡、取引以外でも外国人からの入電に対応して道案内や技術サポートなど、電話対応に英語力が必要になるケースは多くあります。

広範囲に及ぶ業務で、スムーズに英語対応できる人材を育てて配置するには、多くの人件費や研修費、期間が発生します。

電話代行サービスであれば、そうしたコストの削減をすることが可能です。

また、必要な電話の応答を外部に依頼することで、自社スタッフや英語ができる担当者に何らかの問題があったときにも、やりとりや対応の断続ができます。

現在取引をしている海外企業ともっと円滑にやりとりがしたい

日本企業と海外企業とのコミュニケーションは、時に完全に断絶される恐れがあります。

通訳兼現地の中継役が忙殺されると、情報の取りこぼしや齟齬(そご)など意思疎通に問題が発生します。これにより、情報精査のための持ち帰りや、適切な担当者からの情報が入らないなど業務の決定や進行に大きな問題が起きることがあります。

こうしたトラブルを避けるなら、英語など現地の言葉に対応できる電話代行サービス業者を利用することがオススメです。

電話代行業者が英語での用件聴取・報告レポートなどを行うことで、適切な情報を受け取って決定することが可能ですよ。

外国人からの電話連絡に対応できるようにしたい

出稼ぎやホームステイに来ている外国人や、旅行で自社製品を購入した外国人などに英語で対応することになるケースがあります。目の前にいない相手に製品の操作案内や購入した商品の説明を、英語で行わなくてはならない場面もあるでしょう。

電話応対の場合、ボディーランゲージなどをするわけにもいきません。適切な英語が使えないと、製品の状態が分からず正しい処置や操作を提案するのも難航するでしょう。

こうした英語での電話対応を請け負う電話代行業者があるので、自社ですべて対応することはありません。

電話代行サービスで英語対応が可能なプランに契約すれば、英語で電話対応をしてもらうことが可能なのです。

海外進出のために英語での対応できる人材が欲しい

海外進出では、商談相手や働く社員が日本語の堪能な方ばかりではありません。海外進出をするビジネスでは、英語で対応できるスキルが求められることが多くあります。

しかし、そうしたバイリンガルの人材を探すのは難しいことがほとんどです。

日本語・英語がビジネスに問題ない範囲で話せる人材は数が少なく、また、本採用後にすぐ仕事で使えることはありません。希少な人材を探すだけでなく、その業務が回るように複数の新人を採用後に教育・研修を行うことを考えると、とても効率的な手立てとは言えないのです。

こうした場合には人材派遣や、電話応対であれば英語が堪能な電話代行業者を活用した方が良いでしょう。

他社との差別化のために、英語での対応を検討している

日本で英語対応可能な、大規模の自社コールセンターを持つ企業はほとんどありません。

また、企業によっては英語ができる担当者は数えるほどで、英語ができる担当者がいないときには折り返しにして最初から用件を確認しなければならないこともあります。

用件を聞いて、再度確認や承認のために折り返しとなるとスムーズに業務が進みません。

こういった場合には、英語や他国の言語で用件聴取をすることができる電話代行業者や秘書サービスを利用する方が良いでしょう。用件と連絡先を正しく確認できていれば、適切な回答を用意して業務をスムーズに進めることができます。

秘書サービスや英語対応できる電話代行サービスのプランでは、日常会話よりも高度な対応をすることが可能なものがあります。道案内やビジネス会話、海外からの受注などに対応することもできるでしょう。

国際化に備えて

昨今の日本では、東京オリンピックに備えたグローバル化が大きな課題となっています。

外国人への対応や、適切な案内ができるように、英語など他国の言語に適用した人材の獲得や育成に乗り出している企業も少なくありません。

グローバルに対応できる人材の育成が終わるまで、電話代行サービスや秘書サービスを活用する企業や事務所も多くあります。コスト面や運用を考えながら、利用する電話代行サービスを選ぶようにすると良いでしょう。

ひとつの業種に特化した電話代行会社も登場

多くの電話代行会社がありますが、英語での対応に特化した会社が増えています。これは海外へ事業展開した会社に向けて、英語で対応するというサービスを行うためです。

英語に特化した代行会社の中で、信頼できる会社を選ぶポイントを紹介します。

英語を話せる以外に必要な要素

英語だけを話せるのではなく、日本語も話すことができるバイリンガルである必要があります。

海外からの電話でも、相手が日本語で話すこともあるのです。他のオペレーターに繋ぐのは効率が悪いですし、対応できなければ意味がありません。

ネイティブな英語に対応できて、日本語での対応が可能な電話代行会社を選ぶようにしましょう。

専門分野に精通した電話代行会社と契約を結んだ例

民泊サービスを行っている業者では、英語での電話対応を行う業者と契約していることが多いです。

最近では、外国人の民泊が増えているため、英語での対応が必要となります。宿泊場所を提供する人と外国人にとっては、このサービスは満足度が高いです。

業種に関して精通しているかも重要!

英語を話せる以外にも、その業種に関する知識を持っているかも重要です。商取引に必要なビジネス英会話を話せれば、海外企業との契約を取れるかもしれません。

他の企業よりも先に進むためにも、その業種の知識を持っているオペレーターを探すようにしましょう。

オススメは「CUBE電話代行サービス」

サービス断続率98.8%の信頼と実績を持つCUBE電話代行サービス。

企業向けの標準プランだけでなく、個人事業主や一人で事業をしている方にも利用できるライトプラン、海外からの電話にも対応が可能な日本語・英語対応可能な英語対応プランなども提供しています。

外国人だけではなく、日本人への対応もできる

英語での電話サポートを設けている国内メーカーや業者はあまり多くありません。適切な対応ができる英語力のある受付がいるだけで、大きくビジネスチャンスを広げることができるでしょう。

電話代行サービスを利用する場合、「英語ができる」というだけではスムーズに対応し報告することはできません。外国人とやりとりを行う英語力はもちろんのこと、依頼元である会社に報告し、用件を正確に伝えることができる日本語力も重要になります。

時には込み入った話を確認して、適切な部署に取り次ぐ必要があります。その際に、日本語で正しく伝えることができなければなりません。適切な英語力を持った電話代行業者を利用するようにしましょう。

応答後転送サービスで対応の指示や顧客と内線のように電話ができる

CUBE電話代行サービスでは、初期費用が10,800円からと安く設定されています。さらにキャンペーン中は初期費用10,800円が無料になります。

また難しい内容や1次対応で対応する内容以外は、すぐ依頼元へ対応取次ぎが可能です。一時受付の後に応答の転送サービスを利用することが可能で、内線のように利用することができます。

外出時やすぐ対応できない場合は、相手の連絡先や用件を確認し、折り返し提案をしてもらうことができます。一時対応で聴取項目を複数設定できるので、用件だけでなく事情や状態を確認することも可能です。

それに加えて、自社Q&Aの内容で対応依頼することができるので、一時受付で対応終了できることも数多くあります。

会社にあった電話代行を選ぶ

電話代行サービス会社では、24時間対応や時間外対応サービスのある【いつでも繋がる電話サービス】を提供している会社や、【英語・日本語対応可能】を提供している会社など会社によって提供できるサービスが異なります。

それぞれ得意としていて、価格がお得に設定できるプランも異なるので、自社に合ったプランや対応可能な内容を選んで電話代行サービスを選ぶようにしましょう。

初期費用無料キャンペーンなど、期間や電話代行サービス会社によってはお得なキャンペーンを展開していることがあるので、依頼前にキャンペーン期間や概要を確認してみるのもオススメです。

もう迷わない!電話代行サービス会社BEST5