電話代行サービス会社を徹底比較！

そもそも電話代行サービスとは？

電話代行サービスとは、企業や個人事業主などの依頼者に代わり、電話対応をしてくれるサービスのことです。オフィスを構えていても、仕事がら外出する時間が長く電話対応が難しければ、新規顧客になり得る問い合わせを取りこぼす恐れがあります。せっかくのビジネスチャンスを電話に出られないだけで失うのはもったいないですよね。

電話代行サービスを利用していれば、オフィスに人が居なくても入電があれば代行会社に転送し、専任のオペレーターが対応してくれます。自分自身が電話に出られなくても、オペレーター側で電話をしてくれた相手の名前や連絡先、用件を聞いて報告してくれるので、折り返しやメールといった方法で顧客対応が可能になるのです。

主な電話代行サービスの運用方法

電話代行サービスは昭和40年代には始まっていた比較的昔からあるサービスで、運用方法は主に以下の3つです。

もっともポピュラーなのは、依頼者にかかってきた電話を代行会社に転送し、代行会社のオペレーターが対応してくれる運用方法です。従業員の数が少なくて電話対応が難しい場合や、業務が電話によって中断されないようにと効率化を図るために導入される傾向にあります。

電話代行と秘書代行の違いはあるの？

電話代行サービスは「電話秘書」や「秘書代行」と呼ばれることがあります。代行会社によって呼び方は異なるのですが、基本的なサービス内容に違いはありません。同一のサービスといっても過言ではないでしょう。

しかし、近年では電話代行よりも秘書に近い、スケジュールの調整や面談の予約をしてくれるサービスが登場しています。電話対応をして欲しいのか、秘書としての役割が欲しいのかによってサービスを選択すると良いでしょう。

代行業者が使っている転送電話サービスとは？

ほとんどの電話代行業者や秘書代行業者が扱っている「転送電話サービス」とは、かかってきた電話を別の回線に転送する機能です。例えば、オフィスの固定電話にかかってきた注文や問い合わせを、別の場所にある固定電話や携帯電話で受け取れます。

はじめから代行業者の電話にかかるよう設定されている場合は、会社の携帯電話に転送してくれるのでオフィスに固定電話を置く必要がなくなるのも嬉しいポイントです。

業者によってさまざまな転送電話サービスがあるため、チェックしておくのがベスト。オフィス不在時のみ業者へ転送し対応してもらうサービスや、オペレーターに対応してもらったあと携帯電話に転送してもらう方法などがあります。元から転送までがセットになっていることもありますが、追加料金がかかることもあるので、契約前に確認しておきましょう。

電話代行サービスの主な業務内容

ここでは電話代行サービス会社が提供してくれる業務内容について解説します。

主に、会社の電話番号にかかってきた電話を代行サービス会社が受ける、代行サービス会社の電話番号から依頼者の電話番号へ転送する、依頼主にかかってきた電話を代行サービス会社に転送するのがメインになっています。よく使われているのは、会社の代わりに代行会社のオペレーターが電話の対応をするものです。社員の数が少なく電話対応がなかなかできない場合や、外出が多い会社などで需要があります。

依頼者が提供しているサービスにあった電話対応

電話代行会社はただ単に電話を受けて取り次ぐだけではありません。事前にオペレーターに依頼者の企業情報を共有することで、状況に合わせたフレキシブルな電話対応をしてくれます。また、重要な顧客からの伝言がある場合は、メールだけでなくすぐに電話で共有してくれる代行会社も存在しているようです。

営業の電話や勧誘への不在対応

サービスや商品を紹介したいという営業の電話や、「○○はいらっしゃいますか？」という電話に対して、担当者が不在であると不在対応をしてくれます。また、多くの電話代行サービス会社の場合は、営業の電話に関しては、電話対応としてカウントしないので、営業の電話がたくさん来るからといって費用が膨らむことはないでしょう。

受注やコールセンターの代行

依頼者側の業種によっては、かかってくる電話の中に商品やサービスに関する質問や、商品の注文に関する電話もかかってきます。それらの電話に対して電話代行会社は受注の代行や、コールセンター業務も代行可能です。

電話代行サービスの導入メリット

電話代行サービスを導入した際のメリットは以下のようにいくつか存在します。

1．業務の遂行がスムーズになる

これまで自分たちで対応していた営業や勧誘の電話を対応する必要がなくなるため、業務を中断されることがありません。電話対応を一度すると集中も切れてしまいますが、そういった状況に陥らないため業務の生産性を落とさずに済みます。特に繁忙期にかかってくるセールスの電話に対してストレスを感じていたのなら、そのストレスから解放してくるでしょう。

2．人件費の削減・電話対応の品質向上

自社で電話対応専任の人材を雇用した場合、時給1,000円では1,000×160時間と想定すると月に16万円以上の人件費がかかります。また、雇用した当日から電話対応のスキルが身に付いているわけではありません。そのため、スキル獲得のための教育コストも発生します。電話代行サービスを利用すれば、人件費や教育コストが発生せず、すでに高い電話対応スキルを身に付けたオペレーターが対応してくれるので、電話対応の品質向上し、企業のイメージアップにもつながるでしょう。

3．ネットショップの代行

電話代行サービスには受注業務を代行してくれるサービスもあります。ネットショップを少人数で運営している場合には、受注業務を代行してもらって空いた時間を営業や宣伝へと注力することが可能です。

ネットショップを使用している会社でも電話を使える！

「ネットショップでの問い合わせに手が回らない」という方にも、電話代行サービスがおすすめ。顧客の中には、メールよりも電話のほうが質問しやすい人や返事をすぐもらいたい人がいるからです。

1人ひとりへの電話対応をきちんとしていると、お店に対しての信用が上がるもの。しかし、実際に丁寧に対応すると、それだけでかなりの時間を使ってしまいます。仕事の効率が下がるのは間違い無いでしょう。通常の業務もしっかりとこなしながら、ネットショップの電話対応を丁寧にすることはかなり難しいことです。電話代行サービスを使うと、電話対応の業務を任せられるので、負担が減り、丁寧な対応に顧客の満足度もアップします。

4．電話が繋がらない状態を避けられる

電話対応は会社に対しての信用度に繋がります。事務所へ電話したが繋がらない、急ぎの用件なので携帯電話へかけたけど繋がらない。そんなことが何度か繰り返されると、だんだんと顧客からの信頼が下がってしまいます。移動中、商談中といったどうしても電話にでられない状況でも、相手にとっては電話に出てもらえなかったことには変わりないのです。

留守番電話の対応は、人によっては不安になります。親しい顧客でも、事務所へ電話をして何度も留守番電話だったとしたら、印象が悪いですよね。そんな事態を防げるのが電話代行サービスです。どんなときも、顧客からの電話を逃さずに取れるので、顧客への安心感、信頼が増します。

5．会話のプロだから信頼度が上がる

電話対応は、研修を受けたプロのオペレーターが対応するので、自然で丁寧な会話で応対できます。電話をかけた側にとっても、丁寧な対応はうれしいものです。安心感と信頼度が増すでしょう。

インターネット通販が当たり前のようになり、電話対応の重要さは下がっているように見えるかもしれません。しかし、人と人の会話で得た信頼感は、次の買い物や顧客へと繋がっていく大きなきっかけになります。

問い合わせの電話というのは、何か気になることがあったりして、不安を抱いてかけてくるものです。電話対応ができないということは、不安感が解消されないため、購入してくれるチャンスを逃してしまうことにもなります。最初は電話注文だった顧客も信頼感を得たあとは、インターネット通販を利用したり、人に勧めてくれたりするかもしれません。固定電話を持つということは、このようなメリットがあります。

6．03や06などの電話番号を利用できる

03は東京、06は大阪の市外局番です。電話代行サービスの中には、このような市街局番を利用できるサービスもあります。一体、どんなメリットがあるのでしょうか？

個人事業主の方は、オフィスがない・携帯番号しか持っていない場合があります。普段の業務に支障ないように思えますが、名刺やホームページに携帯番号しか記載がないと、連絡を取るのを躊躇してしまう人も多いのです。気がつかないうちに、ビジネスチャンスを逃してしまっているのです。

電話代行サービスでは電話番号を提供してくれるところもあります。このサービスを使えば、「市外局番なら…」と連絡をくれる顧客の心を掴むことができるでしょう。

電話代行サービス導入の手続き

電話代行サービスを導入するまでの流れを解説していきます。

1．社内ニーズを明確化

電話代行サービス導入の手続きをする前に、社内の状況把握が大切です。どんなサービスが必要なのか、依頼しないでも良い部分はどこか。両者を明確にしておくことで、社内のニーズが見つかり、効率的に依頼ができます。また、社内の課題発見にも繋がります。

2．電話代行業者の選定

次に、ステップ1で明確にした自社のニーズを満たしてくれる業者を探します。選定の際、押さえたいポイントのひとつが、「どんなサービスをいくらで提供してくれるか」。業者の中には、数をこなすことが大切だと考えているところもあるため、料金とサービスの内容を把握しておきましょう。

また、電話対応の品質をチェックしたい場合、実際に電話で問合せをしてみるのもおすすめです。そのオペレーターが、自社の対応をしてくれた場合に、どうなのかを考えてみると良いでしょう。

3．申し込む

電話代行会社の多くは長くて1ヶ月ほど無料お試し期間を設けています。実際に使ってみて自社と相性が良いのかを確認するためにも、本契約を結ぶ前に一度お試し期間の申し込みから行いましょう。

電話代行会社選びの3つのポイント

1．おすすめプランの料金&サービス内容を確認

会社に新しいシステムやサービスを導入する際に、コストが低いことに越したことはありません。ただ安いだけで選択するのは危険です。低コストでサービスを提供している会社は、その分人件費を節約している可能性があります。その場合、オペレーターへの教育コストがかけられておらず、電話対応の質が悪い可能性があるのです。ですが、高ければ良いというものでもありません。例えば、2か国語以上の対応ができる人材がいる代行会社があるとします。人材としては優秀ですが、導入企業にグローバルな対応を求めていなければ無駄なサービスとなるのです。自社にとって不要なサービスまで基本料金に含まれていると、その分コストが増えてしまうので本当に必要なサービスなのかをチェックしましょう。

2．返金保証制度を設けているかチェック

電話代行サービス会社が提供しているサービスをしっかり確認したとしても、実際に利用してみないと品質をチェックすることはできません。実際に導入して見た後、自社のニーズに合っていないと分かった場合に返金してくれる会社を選ぶことで、余計な費用を支払わずに済みます。また、電話代行サービス会社の中には、無料トライアル期間として一定期間無料で電話代行サービスを提供している会社があります。無料期間中に満足できる品質のサービスを受けられるのか確認するのも一つのです。返金保証かお試しサービスを用意している会社にまずは依頼することをおすすめします。

3．実際に利用した企業の口コミ・評判をチェックする

電話対応のオペレーターのレベルやサービスの品質を知るためは、口コミ評判をチェックすることも大切です。導入後にどういった内容に満足したのか、どういった評判を得られたといった良い評価だけでなく、マイナスに感じた部分まで知ることできます。導入してみたい企業が決まった際には、問い合わせる前に実際に利用した方の口コミ・評判をチェックしましょう。

上記以外にも知っておきたいポイント

3つのポイント以外を押さえれば基本的には問題ありませんが、他にも「本当に信頼できる業者なのか」をチェックしておくとより安心して依頼できます。これまでにどのような実績を残してきたのかをチェックすることで、より信頼のできる会社を選べるでしょう。

資格を持っているか

ホームページはいくらでも立派に作成できるため、本当の対応はわかりません。実際の業務をどんな人がしているのかを確かめるための方法として、資格・認定を確認してみましょう。

体制がしっかりしているかどうかを判断する基準として、クライアント情報や個人情報の取り扱いがしっかりしていると認められたISMSやPマークがあります。これらを所得している企業は、一定水準以上の組織体制であることになります。

24時間対応クレーム対応してくれる

電話代行サービスを利用していてよかったと思うのは、緊急事態のとき。クレームや予想していなかったことはいつ起きるかわかりません。24時間いつでも落ち着いて対処してくれるのが電話代行サービスのオペレーターなら、より安心でしょう。クレーム電話の対応は、デリケートな問題です。プロにお任せすれば、応じた対応が取れるので、信頼損失を防ぐことが可能でしょう。

実際に電話してみる

また、電話対応の品質を見る目安として、こちらの問い合わせにきちんと対応できているのかをチェックすることも大切です。通常の電話対応をきちんとこなせない会社が質の良い電話代行サービスを提供できるわけがありません。こちらからの問い合わせにも丁寧に感じよく対応してくれるのかチェックすると良いでしょう。

条件別に探す電話代行サービス3選

「料金の安さ」「サービスの充実度」「実績と保証内容の豊富さ」という3つの条件別に電話代行サービスのランキングを作成しました。最優先したい条件が決まっている人は必見です。

格安料金BEST3

本当に安くてお得な電話代行サービスを選ぶには、コストパフォーマンスの良さを見極める必要があります。格安料金ランキングでは、基本料金の安さ（10,000円以下）とサービス適用範囲の広さを兼ね備えた電話代行サービスを選出しました。

格安料金
BEST3の会社とは！？

サービス充実BEST3

基本プランに含まれるサービス内容はもちろん、オプションサービスの内容・料金まで徹底調査してサービス充実度ランキングを作成しました。果たして、もっともサービス内容が充実している電話代行サービスとは？

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実績・保証豊富BEST3

電話代行サービスの品質は、導入して初めて分かるものです。万が一満足できなかったときのために、返金保証制度の充実している電話代行サービスを選出してランキングを作りました。中でも実績が豊富な3つの会社をご紹介します。

実績・保証豊富
BEST3の会社とは！？

評判の良い電話代行会社カタログ

複数の電話代行サービス会社を見比べてから選びたい人のために、評判が高い電話代行サービス会社を10社厳選。各社のサービス内容や料金、口コミなどの情報を余すことなくまとめています。

評判の良い
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電話受付代行はじめてガイド

電話受付代行サービスを利用したことがない人は必見！電話受付代行サービスの費用相場や導入事例、サービス会社の選ぶポイントなど、事前に押さえておくべき基礎知識をまとめています。

電話受付代行
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導入するメリット

そもそも電話代行サービスを導入すると何が変わるのか、会社のスタッフに電話対応させるのとどう違うのか、分かりやすく解説しています。個人事業・大手企業のどちらにも共通するメリットが3つあるので、ビジネスを成功へと導きたい人はぜひご一読ください。

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費用相場

数ある電話受付代行サービスのうち、「電話秘書サービス」の月額、初期登録料、保証金を徹底調査しました。最も安いサービスと最も高いサービスでは数万円もの差額があり、サービスの内容も大きく異なります。電話対応の本数によって追加料金が発生する基本料金プランもあるので、くわしく見ていきましょう。

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導入事例

近年、司法書士や広告業、治療院や内装工事業など、様々な分野で電話受付代行サービスが導入されています。ここでは、リアルな声を知りたい人に向けて、いくつかの導入事例を掲載中。電話代行サービスを導入したきかっけや会社選びで重要視したこと、導入後の業績の変化などが気になる人はぜひ覗いてみてください。

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サービス会社の選び方

電話代行サービスは、会社によってサービス内容の充実度や料金、電話対応オペレーターの質や保証内容などが大きく異なります。数ある電話代行サービス会社の中から優良会社を見極めるポイントをまとめているので、参考にしてみてください。

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こんな会社は要注意！

後悔しないように、電話代行サービス導入後のサポート体制やオプション料金、ちなみに、すべての会社に当てはまるわけではありませんが、料金が安すぎる会社は要注意。人員を削っている可能性があるため、電話対応サービスの品質が低く、クレームに繋がるおそれがあります。

電話代行会社を選ぶ際の
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迷ったときはお試しサービス

片手におさまる程度にしぼり込むのは簡単でも、その中から契約する1つのサービスを選ぶのは難しいもの。そんな時は、お試しサービスを利用してみましょう。実際のサービスを利用すれば、具体的な使いやすさと不便さが分かるので、決断しやすくなりますよ。

電話代行のお試しサービス
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契約までの流れ

電話代行サービスをこれから利用する人に向けて、おおまかな契約の流れをご紹介。問い合わせの手順や必要な書類について、いつからサービスを利用できるのかなどの情報をまとめているので、初めての人はぜひ参考にしてみてください。

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よくある質問

電話代行サービスに関する疑問をまとめて、Q＆A形式で回答しています。個別伝言の対応の有無、導入工事にかかる平均日数、伝言の連絡スピードなど、これさえ読めば電話代行サービスのいろはが丸分かりです。

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秘書代行が電話代行と異なる点とは

電話代行サービスと秘書代行サービスについて、具体的に何が違うのか疑問に思っている人が多いようです。ここでは、気になる電話代行と秘書代行の違い、秘書代行ならではの新しいサービスについて分かりやすく解説しています。

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電話対応マニュアルの必要性

電話代行サービス会社は対応マニュアルを用意しており、オペレーターはマニュアルに沿って対応するため、安定した商品説明・クレーム対応が可能です。電話代行業者の対応マニュアルの種類やルールをまとめているので、電話対応の品質の高さを見極めたい人は参考にしてみてください。

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状況に合わせて依頼するべき電話代行会社

電話代行サービスは、緊急事態に最も役立つサービスです。またとないビジネスチャンスや直ぐに対応が必要なクレーム電話ほど、営業時間外にやってくるもの。そうした事態に備えるために、24時間対応してくれる会社を選ぶことをおすすめします。

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慎重な対応が求められる案件はクレーム代行を利用する

クレーム電話の対応は、言葉の伝え方ひとつで顧客を失ってしまう可能性があるほどデリケートです。クレーム電話代行のプロにお任せすれば迅速かつ適切な対応が取れるため、信頼損失のリスクを最低限に抑えられます。

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電話代行業者の様々なプランの適正を診断

これから起業する人、大量の電話対応を任せたい人、営業時間外の電話対応を希望している人、海外の電話対応スキルが欲しい人など、4つのタイプ別に電話代行サービスのおすすめプランを紹介しています。具体的なシミュレーションにお役立てください。

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レンタルオフィスの利点とは？電話代行のサービスを活用する

電話代行サービス会社の中には、レンタルオフィスと電話代行サービスの提供をセットで行っているところがあります。新規事業・開業を考えているなら、利用しない手はありません。事務所開設にかかるコストを抑えられるので、くわしく見ていきましょう。

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電話代行の活用
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電話代行業者の失敗は企業にも大きなダメージを与える

電話代行サービスの対応力が低い会社を選ぶと、会社の信頼を失ってしまうケースもあります。同じ失敗をしないために、電話代行サービスを利用して失敗した人の体験談をまとめているので、参考にしてみてください。

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知っておきたいこととは？